Ön Muhasebe Nedir? Şirketinizin Finansal Sağlığını Koruma Rehberi
Bir uçağın pilotunu düşünün. Kokpitteki göstergeler çalışmıyorsa, uçak ne kadar güçlü olursa olsun, pilot rotasını bulamaz ve kaza kaçınılmazdır. İşte Ön Muhasebe, şirketinizin kokpitidir. Satışlarınız harika gidebilir, müşterileriniz sizi sevebilir ama kasanızda ne kadar para olduğunu, kime ne kadar borcunuz olduğunu veya stoklarınızın durumunu bilmiyorsanız, işletmeniz kör uçuş yapıyordur.
Türkiye'de yeni kurulan şirketlerin %60'ı ilk 3 yıl içinde batıyor. Bunun sebebi genellikle "satış yapamamak" değil, "nakit akışını yönetememektir". "Genel Muhasebe" devlet içindir (vergi, beyanname), "Ön Muhasebe" ise sizin içindir (hayatta kalma, büyüme). Bu dev rehberde, ön muhasebenin sadece fatura kesmekten ibaret olmadığını, Cari Mutabakat'tan E-Dönüşüm süreçlerine kadar işletmenizin kalbini nasıl yöneteceğinizi en ince detayına kadar anlatacağız.
Ön Muhasebe vs. Genel Muhasebe: Fark Nedir?
Kavram kargaşasını önlemekle başlayalım. Çoğu girişimci, muhasebecisine (SMMM) ayda bir evrak gönderip "muhasebemi tutuyorum" sanır. Oysa o yapılan "Genel Muhasebe"dir.
| Özellik | Ön Muhasebe (Şirket İçi) | Genel Muhasebe (Mali Müşavir) |
|---|---|---|
| Amaç | İşletme yönetimi, nakit akışı, analiz. | Vergi hesaplama, devlete beyan. |
| Sorumlu | Şirket sahibi veya ön muhasebe elemanı. | Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM). |
| Zamanlama | Anlık (Günlük işlenir). | Geçmişe dönük (Ay sonu işlenir). |
| Kapsam | Kasa, Banka, Stok, Cari, Çek/Senet. | Bilanço, Gelir Tablosu, Mizan, Beyannameler. |
Ön Muhasebenin 5 Temel Taşı
Sağlıklı bir işletme için aşağıdaki 5 kalemi anlık olarak takip etmelisiniz:
Nasıl Tutulur? Defter mi, Excel mi, Yazılım mı?
2026 yılındayız. Artık kara kaplı defter devri kapandı. Excel ise başlangıç için iyidir ancak hata yapmaya çok açıktır. "Hücre formülü bozuldu" diye binlerce lira zarar edebilirsiniz.
- Bulut Tabanlı Yazılımlar (SaaS): Paraşüt, Bizim Hesap, Logo İşbaşı gibi programlar.
- Avantajı: Her yerden erişim, otomatik yedekleme, e-fatura entegrasyonu, banka entegrasyonu (hesap hareketleri otomatik düşer).
- Maliyeti: Aylık abonelik sistemiyle çalışır, makul maliyetlidir.
Dijital Dönüşüm: E-Fatura ve E-Arşiv (2026)
Devlet, kayıt dışı ekonomiyi önlemek için limitleri her yıl düşürüyor. 2026 projeksiyonlarına göre:
- Yıllık cirosu 1 Milyon TL (Tahmini) ve üzeri olanlar E-Fatura'ya geçmek zorunda.
- E-Ticaret yapanlar için bu limit çok daha düşük (Örn: 250.000 TL).
- E-Arşiv Fatura: E-Fatura mükellefi olmasanız bile, vergi mükellefi olmayana keseceğiniz fatura 30.000 TL'yi, mükellefe keseceğiniz 5.000 TL'yi aşarsa kağıt fatura kesemezsiniz, GİB portalından E-Arşiv kesmelisiniz.
Sık Yapılan Ölümcül Hatalar
En büyük hata, şahıs şirketi sahiplerinin şirket parasını şahsi harcamaları (market, tatil vb.) için kullanmasıdır. Bu durum, "Kasa" hesabının tutmamasına ve yıl sonunda vergi/kar hesaplamalarının şaşmasına neden olur. Kendinize bir maaş belirleyin ve sadece onu harcayın.
- Mutabakat Yapmamak: "Ahmet Bey'in borcu 5.000 TL sanıyordum, meğer 15.000 TL imiş" dememek için tedarikçi ve müşterilerle düzenli (aylık/3 aylık) bakiye teyidi (mutabakat) yapın.
- Fiş/Fatura Kaybetmek: Kaybettiğiniz her gider belgesi, devlete fazladan vergi (KDV + Gelir Vergisi) ödemeniz demektir. Dijital arşiv kullanın.
Başa Baş Noktası (Break-Even) Nedir?
Bir işletmenin ne kâr ne de zarar ettiği, yani tüm maliyetlerini çıkardığı satış cirosudur. Bu noktadan sonraki her satış kâr yazar. Ön muhasebenin en önemli çıktısı bu noktayı bilmektir.
Başa Baş Noktası ve Kârlılık Simülatörü
Ay sonunda cebinize ne kalacak? Sabit giderleri çıkarmak için ne kadar satmalısınız?